En nuestro artículo anterior compartimos una checklist esencial para que pymes y autónomos revisen su sistema de facturación antes de cerrar el año fiscal y prepararse para la llegada de Verifactu. Hoy damos un paso más: analizamos los errores más habituales que cometen las empresas al implementar este sistema y cómo evitarlos para garantizar un cumplimiento real con la Ley Antifraude.
La transición hacia Verifactu no consiste solo en instalar una actualización o cambiar de proveedor. Implica revisar procesos, tecnología, formación e incluso el flujo interno de emisión de facturas. Entender estos errores desde el inicio te ayudará a ahorrar tiempo, evitar sanciones y asegurar que tu empresa cumple sin complicaciones.
1. Confiar en que el software actual será compatible sin verificarlo
Muchos negocios suponen que su proveedor “lo actualizará todo” y que no requieren ninguna acción adicional. Sin embargo:
• No todos los programas del mercado ofrecerán compatibilidad.
• Algunos softwares antiguos dejarán de recibir soporte.
• Algunos proveedores no garantizan conexión directa con la AEAT.
Cómo evitarlo: Solicita al proveedor información clara sobre su plan de adaptación a Verifactu y verifica si cumple el estándar técnico de la Ley Antifraude.
2. No revisar los procesos internos de facturación
A veces el problema no es la herramienta, sino el uso que se hace de ella. Errores frecuentes son:
• Permisos mal configurados
• Facturas emitidas fuera del sistema
• Correcciones manuales no registradas
• Falta de doble validación
Cómo evitarlo: Documenta el proceso de facturación completo y ajusta permisos, roles y validaciones en tu software.
3. Utilizar sistemas paralelos o duplicados
Muchas pymes usan hojas Excel, facturación manual o herramientas secundarias para ciertos clientes. Esto genera:
• Duplicidad de datos
• Falta de trazabilidad
• Riesgo de incumplimiento directo con Verifactu
Cómo evitarlo: Centraliza toda la facturación en un único sistema compatible.
4. No asegurar la trazabilidad y seguridad de los datos
Verifactu exige que todo cambio quede registrado, sin posibilidad de manipulación. Errores comunes:
• No activar backups automáticos
• No tener cifrado
• No limitar accesos
• No registrar acciones en logs
Cómo evitarlo: Actualiza la seguridad, configura auditorías y protege el acceso a la herramienta.
5. No formar al equipo que gestiona la facturación
Un software puede ser excelente, pero si quien lo usa no conoce sus funciones, se cometen errores que comprometen el cumplimiento.
Cómo evitarlo:
Realiza formación interna sobre:
• Uso del sistema
• Emisión de facturas
• Rectificativas
• Cambios exigidos por Verifactu
6. No realizar una auditoría previa
Muchas empresas esperan a último momento y descubren incompatibilidades justo antes de la obligatoriedad. La auditoría detecta:
• Riesgos técnicos
• Procesos incorrectos
• Software no homologado
• Falta de trazabilidad real
Cómo evitarlo: Solicita una auditoría Verifactu antes de que tu sistema entre en funcionamiento definitivo.
Conclusión: anticiparse es la clave Implementar Verifactu no es difícil si se hace con planificación, formación y una revisión técnica adecuada.
En Bizai Labs ayudamos a pymes y autónomos a:
• Verificar si su software actual cumple
• Migrar hacia una solución compatible
• Implementar procesos correctos
• Realizar auditorías completas sin fricciones
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